Planification du bureau : Pas à pas vers le bureau idéal avec le planificateur de bureau

Les raisons d'une planification professionnelle et compétente des bureaux

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La base d'un aménagement de bureau bien pensé et d'un concept de bureau stratégique est un concept d'espace approfondi qui doit être élaboré par des professionnels expérimentés, en tenant compte de facteurs tels que l'acoustique de la pièce et l'emplacement.

Un concept de bureau moderne et une planification professionnelle des bureaux sont des investissements précieux qui porteront leurs fruits à long terme - non seulement en termes de motivation des employés, mais aussi en termes d'efficacité et de volonté de performance.

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Les aspects suivants sont particulièrement cruciaux pour la planification des bureaux :

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1. Efficacité spatiale

Le partage de bureaux et les bureaux à domicile sont synonymes d'économies d'espace : des espaces aménagés efficacement peuvent accueillir 20 % de salariés en plus.

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2. Aspects ergonomiques

Un travail respectueux du dos et préventif permet non seulement d'améliorer la santé des employés et de prévenir les problèmes de dos et de cou, mais aussi d'augmenter la volonté de performance. 

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3. Motivation et bien-être

Les employés hautement qualifiés ne sont pas seulement attirés par un salaire approprié. Des facteurs non techniques, tels qu'un bureau bien conçu et une atmosphère conviviale, sont également essentiels aujourd'hui. En outre, un bel environnement de travail favorise la motivation et la volonté de performance.

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Questions avant la planification du bureau

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Avant de planifier le plan d'étage et les postes de travail, un certain nombre de décisions fondamentales doivent être prises. Par exemple, un concept global doit être défini à l'avance, qui inclut l'environnement et la culture de travail souhaités.

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Les planificateurs de bureaux doivent donc s'asseoir avec l'entreprise au début du processus de planification et clarifier les questions suivantes :

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• De quel espace le nouveau bureau a-t-il besoin ? Quel plan d'étage faut-il viser ?

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• Combien d'employés ont besoin de combien d'espace chacun ?

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• Quelle quantité d'espace doit être utilisée individuellement, quelle quantité doit être utilisée collectivement, et quel doit être le rapport entre les espaces ouverts et les espaces fermés ?

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• Quels sont les employés qui travaillent principalement en équipe et ceux qui ont besoin de diverses options de retraite ?

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• Dans quelle mesure les concepts new work et le travail hybride jouent-ils un rôle dans la planification ?

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• Quelles sont les exigences légales à respecter ?

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• Quel est le concept de lieu de travail envisagé et quel est le mobilier nécessaire ?

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• La planification des bureaux doit-elle tenir compte des bureaux partagés et y a-t-il des pièces qui sont utilisées plus d'une fois ?

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• Sous quelle forme faut-il prévoir des zones de communication modernes, telles qu'une cafétéria ou une bibliothèque, pour des échanges informels et sociaux ?

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• Que faut-il de plus à un aménagement de bureau moderne pour attirer de nouveaux employés ?

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Aménagement du bureau : Planifier correctement les pièces

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Au début de la planification d'un bureau, la première chose à faire est d'examiner les conditions spatiales. Le plan existant doit-il être modifié pour s'adapter au mode de travail souhaité ? Ou le travail flexible et agile est-il possible sans problème ? 

Une fois ce point clarifié, la planification du bureau peut commencer.

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Aménagement du bureau en fonction de l'utilisation prévue 

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Tout d'abord, le plan d'étage doit être divisé en différentes zones ayant des objectifs différents. Ainsi, le planificateur de bureaux utilise un programme d'espace pour déterminer quelles zones fonctionnelles sont prévues à quels endroits du bâtiment.

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Elle se base sur le nombre de postes de travail individuels et prévoit ensuite des postes de travail fonctionnels ainsi que des zones d'accueil, des zones centrales et des zones de retrait.

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Essentiel pour cette étape de l'aménagement du bureau : La structure des postes de travail du bureau doit être orientée vers le flux de travail des employés. En effet, plus un poste de travail est adapté individuellement aux employés, plus ceux-ci peuvent travailler efficacement. 

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1. Réception et salle d'attente

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La réception donne la première impression de l'entreprise aux invités et aux clients et doit être conçue de manière représentative. 

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La réception doit être planifiée de manière centrale à l'entrée afin qu'elle puisse avoir un impact sur toutes les personnes qui entrent dans l'espace de bureau. Un intérieur clair et ouvert a toujours un effet positif et invitant.

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En outre, il convient de préciser si un poste de travail permanent ou temporaire doit être aménagé à la réception. 

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2. Salle de conférence et zones de retraite

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Les salles de réunion pour les conférences téléphoniques de longue durée ou les rendez-vous internes constituent un élément important de la planification des bureaux. Le type d'utilisation doit être clarifié à l'avance afin que l'équipement technique, les éventuelles options d'occultation et le mobilier de bureau multifonctionnel ou les séparateurs de pièces puissent être inclus dans la planification.

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En outre, des zones dites intermédiaires sont nécessaires pour les réunions courtes et les réunions informelles intermédiaires.  

3. Lieux de travail

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Les postes de travail des employés sont le cœur de chaque bureau. Peu importe que les postes de travail soient situés dans des bureaux individuels classiques, des bureaux collectifs ou des bureaux à aire ouverte : Pour un aménagement de bureau réussi, les flux de travail individuels déterminent un design fonctionnel et innovant. 

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Il est impératif de respecter les exigences légales concernant les surfaces de travail minimales, la taille et la hauteur des pièces ainsi que les zones de circulation et de mouvement. En cas de non-respect, l'employeur est responsable. 

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Par exemple, il est important que le poste de travail soit prévu parallèlement à la fenêtre afin que la lumière tombe à un angle de 90° sur l'écran et que les employés ne soient pas éblouis.

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4. chambre exécutive

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De nos jours, de nombreux bureaux modernes se passent du bureau de direction classique et intègrent le lieu de travail des PDG ou des directeurs dans l'espace de bureau ouvert afin de maintenir la hiérarchie aussi basse que possible.

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S'il faut néanmoins prévoir un bureau pour le patron, il n'existe aucune réglementation légale concernant la taille de la pièce ou la disposition des postes de travail, contrairement aux postes de travail des employés. Il n'y a donc aucune limite à la créativité dans l'aménagement.

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5. Zone de créativité

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Les zones créatives sont des espaces multifonctionnels qui offrent aux employés suffisamment d'espace pour faire du brainstorming dans un cadre agréable, sans déranger les autres employés dans leur travail quotidien. 

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Les différentes fonctions des zones créatives se reflètent également dans le mobilier. Par exemple, les séparateurs de pièces mobiles, les tables et sièges flexibles et les murs inscriptibles font tous partie de l'inventaire. 

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6. salle de repos et cuisine

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Se sentir bien est une priorité absolue lorsqu'il s'agit d'aménager des espaces qui servent principalement à l'interaction sociale. 

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Les salles de pause sont le lieu où les employés se ressourcent et rechargent leurs batteries pour les tâches à venir. Les salles de pause telles que les bibliothèques, les cafés et les cuisines doivent donc être conçues comme de véritables lieux de bien-être afin que les employés aiment également s'y retirer pour communiquer et se détendre. Si cela réussit, de belles salles de pause augmentent non seulement la motivation et la créativité, mais aussi la volonté de performance.

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Un concept de couleur cohérent, un bon éclairage et des plantes doivent donc faire partie intégrante de la planification des bureaux dans ces zones.

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Petit plus : si des espaces extérieurs tels qu'une terrasse ou un balcon sont disponibles, ils doivent également être conçus de manière aussi accueillante que possible.

Aménagement de bureaux en open space

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Les bureaux en espace ouvert sont l'alternative moderne aux bureaux classiques en espace ouvert. La différence : des zones de travail concentré ainsi que des zones de communication animées sont intégrées dans les espaces ouverts.  

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Des éléments acoustiques ou des séparateurs de pièces divisent le bureau ouvert en zones individuelles, créant ainsi un environnement de travail agréable et calme. 

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Qu'il s'agisse d'un bureau paysager ou d'un bureau ouvert : Lors de l'aménagement du bureau, il faut veiller à ce que chaque employé dispose de suffisamment d'intimité. Pour garantir un espace individuel suffisant, des solutions de type "pièce dans la pièce" peuvent être utiles. Les boxes de réunion ou de téléphone ainsi que les espaces pour les appels téléphoniques prolongés et les vidéoconférences servent de retraites individuelles. 

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L'utilisation d'un box de bureau peut être une option discrète et insonorisée, en particulier dans les bureaux en espace ouvert, pour organiser des vidéoconférences sans être dérangé ou pour travailler de manière concentrée et protégée, en créant un équilibre entre l'interaction collective et l'espace personnel.

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Aménagement du bureau et taille des pièces 

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Depuis 2004, il n'y a pas d'exigences spécifiques concernant l'espace minimum des postes de travail, mais il existe des recommandations. Par exemple, il faut prévoir 8 à 10 mètres carrés par poste de travail dans un bureau à espace réduit, et 12 à 15 mètres carrés dans les bureaux à espace ouvert. 

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Il existe également des spécifications concernant la hauteur des pièces dans l'ordonnance sur les lieux de travail afin de garantir une qualité d'air adéquate : 

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• jusqu'à 50 m² : au moins 2,50 m
• plus de 50 m² : au moins 2,75 m
• plus de 100 m² : au moins 3,00 m
• plus de 2000 m² : au moins 3,25 m

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Une bonne planification des bureaux est axée sur les chiffres clés économiques, mais crée également un facteur de bien-être élevé qui se révèle payant à long terme en termes de satisfaction des employés et de leur volonté de performance.

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Aménagement du bureau et partage du bureau

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Les bureaux partagés sont une option rentable pour tirer le meilleur parti d'un espace de bureau coûteux. Depuis que nous sommes à l'ère du New Work, de plus en plus de lieux de travail restent vides.

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Le desk sharing est donc judicieux dans la mesure où les employés ne disposent plus de bureaux fixes, mais partagent leur poste de travail avec d'autres employés. L'avantage pour les employeurs : une réduction des coûts de location et des frais annexes, ainsi que des économies sur les stocks.

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Conseil : lors de l'introduction de bureaux partagés, il est conseillé d'impliquer les employés dans la planification afin de prendre en compte tous les besoins. 

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Planification du bureau : Infrastructure informatique

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Une bonne planification de bureau inclut également la planification de l'infrastructure informatique. Cela signifie qu'il faut réfléchir à l'avance à l'emplacement idéal des imprimantes et des photocopieuses. Idéalement, elles devraient être accessibles depuis chaque poste de travail. En outre, les fournitures de papier et de toner devraient se trouver à proximité immédiate, et un petit espace de retrait pour les conversations informelles devrait être relié.

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Aménagement du bureau et bien-être

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Pour que les employés soient satisfaits et en bonne santé et que l'atmosphère de travail soit productive, il faut un environnement dans lequel chacun se sent à l'aise et qui peut être adapté de manière flexible aux besoins individuels de chacun.

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L'éclairage dans l'aménagement des bureaux

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Un bon éclairage est non seulement agréable pour les yeux, mais favorise également la concentration et améliore les performances. 

Un éclairage de base adéquat à l'aide de plafonniers doit être pris en compte lors de la phase de planification du bureau, car les spots au plafond, en particulier, ne sont pas si faciles à installer par la suite.

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Selon les réglementations légales, les surfaces de travail doivent être éclairées à 500 lux. La meilleure solution est une combinaison de luminaires suspendus et de lampes de bureau qui émettent une lumière non éblouissante et sont idéalement gradables afin que chaque employé puisse réguler ses besoins individuels en matière d'éclairage. 

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Des lampadaires et des lampes de table supplémentaires créent des îlots de lumière à différentes hauteurs, ce qui donne au bureau un aspect plus convivial.

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Conseil : équipez toutes les sources lumineuses de lampes LED à économie d'énergie et à longue durée de vie et réglez une lumière froide pour l'éclairage du lieu de travail, qui favorise la concentration.

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Acoustique 

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Y a-t-il des zones dans le bureau où beaucoup d'appels téléphoniques ou de discussions ont lieu ? L'objectif principal doit être de réduire le niveau de bruit pour créer une atmosphère de travail agréable. 

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Les cloisons de bureau telles que les systèmes de cloisons mobiles ou les cloisons acoustiques suspendues sont idéales pour avaler les bruits gênants, en fonction des conditions spatiales.

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Conseil : Les moquettes sont tout aussi bien adaptées pour réduire davantage les niveaux de bruit.

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Ventilation et chauffage

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Un climat ambiant sain permet non seulement d'éviter les maux de tête, mais a également une influence directe sur le bien-être, la créativité et la productivité.

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Les options de ventilation et de chauffage doivent être planifiées par l'architecte au tout début du processus de planification des bureaux. En principe, il faut décider si la ventilation naturelle par les fenêtres, la ventilation électrique ou la climatisation complète est l'option la plus judicieuse. 

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En ce qui concerne le chauffage, la question se pose de savoir s'il vaut mieux opter pour des radiateurs classiques ou un chauffage par le sol.

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Revêtements de sol

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Faut-il installer des sols durs ou souples dans les bureaux ? Il faut savoir que le revêtement de sol a des effets acoustiques : Les moquettes souples amortissent les sons, tandis que les sols durs tels que le parquet, la pierre ou le linoléum ont l'avantage d'être plus faciles à nettoyer et donc plus hygiéniques. 

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Il est également possible d'installer des sols différents dans les différentes zones de bureaux. Dans la zone d'entrée, cependant, les sols durs faciles à nettoyer sont généralement préférables en raison du débit élevé et de la saleté liée aux intempéries, tandis que les moquettes souples sont plus confortables et accueillantes dans les zones de détente.

Concept d'aménagement de bureaux

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Un design cohérent est essentiel pour un aménagement de bureau réussi. Ce n'est qu'avec un concept de couleurs et d'ameublement bien pensé que les employés peuvent se sentir à l'aise, ce qui se traduit par une augmentation de la motivation et de la productivité. 

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Conception des couleurs

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Un concept de couleur cohérent est un élément important de l'aménagement d'un bureau. En effet, les couleurs ont un effet subconscient et influencent à la fois le bien-être et les performances. En général, il est conseillé d'utiliser les couleurs avec parcimonie et de miser sur des surfaces mates - cela a un effet plus calme. Un mur d'accent peint de façon colorée ou une seule bande colorée suffit à donner aux pièces un accent de couleur et une touche de convivialité.

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Ambiance conviviale

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Le facteur "bien-être", souvent mentionné, est essentiel et doit également faire partie du concept de design. Lorsque vous vous sentez à l'aise, vos pensées sont stimulées et vous ressentez moins de pression et de stress. Une meilleure humeur se traduit à son tour par une plus grande volonté de performance. Un beau bureau renforce également la loyauté envers l'entreprise.

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En matière d'aménagement de bureaux, la meilleure façon de créer une véritable ambiance de bien-être est de choisir des meubles non seulement fonctionnels mais aussi beaux et accueillants, et d'utiliser des plantes et des matériaux naturels. 

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Lorsque les bureaux sont conçus comme le salon de la maison, les entreprises font un grand pas en avant pour se sentir bien et garder leurs employés heureux.

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Aménagement du bureau : mobilier

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L'étape finale de l'aménagement d'un bureau est la sélection des chaises, des bureaux et des meubles de rangement. Pour que l'ambiance soit la plus agréable possible, il est recommandé de se concentrer non seulement sur la fonctionnalité, mais aussi sur les aspects suivants 

l'apparence et le confort.

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Chaises de bureau

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De belles chaises pivotantes ergonomiques sont idéales pour l'aménagement des bureaux. Les chaises de bureau réglables en hauteur sont essentielles - notamment dans le bureau New Work , où plusieurs employés partagent un poste de travail, les chaises doivent être réglables individuellement. Cela favorise la santé du dos des employés ainsi que leur motivation.

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Bureaux

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De beaux bureaux de bureau dans des tons de bois chauds sont idéaux pour créer une ambiance chaleureuse. Il n'est en aucun cas nécessaire que ce soit du vrai bois massif. Ainsi, il existe suffisamment d'alternatives moins coûteuses en matière d'aspect bois. 

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La taille des bureaux est également réglementée par la loi. Ainsi, une surface de travail minimale de 1,28 mètre carré par employé est prescrite. En outre, il existe des réglementations sur la profondeur des bureaux qui doivent être prises en compte dans l'aménagement des bureaux.

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Conseil : le bureau moderne devrait également être équipé de bureaux réglables en hauteur ou de bureaux debout en combinaison avec des bureaux classiques.

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Armoires de bureau

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Pour une ambiance calme, diverses solutions de rangement sont indispensables. Pour cela, il est préférable de choisir des armoires à façades fermées, qui garantissent un aspect ordonné et un calme visuel. 

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Aménagement des bureaux : zones de circulation et espaces utilisateurs

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Pour se sentir à l'aise, il faut non seulement un bon équipement, mais aussi suffisamment d'espace autour du poste de travail. Par exemple, il doit y avoir au moins 1,5 mètre carré d'espace de mouvement derrière lui. 

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En outre, il existe diverses réglementations sur les zones d'espace arrière pour les activités en position assise ou debout, ainsi que sur l'espace requis pour les armoires. Lors de la planification d'un bureau, il est donc conseillé d'obtenir un aperçu précis des directives légales.

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Erreurs dans la planification du bureau

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Les erreurs les plus courantes en matière de planification de bureau peuvent être facilement évitées si vous les connaissez :

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1. Se placer dans la gamme des prix bas
2. Planification sans concept stratégique (d'un professionnel)
3. Planification du bureau à la hâte

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Pour bien aménager son bureau dès le départ, il est donc conseillé de faire appel à un expert. Il s'agit d'un investissement rentable, car un bon aménagement de bureau ne doit pas être laissé aux amateurs. En effet, il s'agit de respecter de nombreuses dispositions légales et de créer un environnement de travail dans lequel les processus de travail les plus divers peuvent être combinés sans problème et qui a également l'effet d'un second salon pour les employés.

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