Conseil en matière de lieu de travail à maîtriser New Work

Qu'est-ce que le conseil en entreprise ?

La consultance sur le lieu de travail est le processus d'identification et de mise en œuvre d'un potentiel d'amélioration stratégique dans les environnements de travail. À l'aide de diverses méthodes, l'entreprise collabore avec un consultant en milieu de travail pour élaborer un concept personnalisé visant à accroître l'efficacité, le bien-être et la réussite. L'accent est mis sur la transformation de l'espace pour répondre aux exigences d'une new work culture.

• Les postes de travail traditionnels et les salles de réunion cèdent du terrain au profit d'options de travail plus diversifiées et adaptées au site New Work.
• La mise en œuvre du travail hybride et du partage de bureau permet une utilisation flexible et beaucoup plus économique des espaces de travail.
• Les bureaux intelligents qui répondent à des exigences et à des flux de travail en constante évolution sont idéaux pour les structures d'équipe variables et l'organisation de projets agiles.

Sur la base des objectifs stratégiques, un consultant en milieu de travail détermine les besoins individuels :

• Quels changements l'entreprise souhaite-t-elle apporter par l'intermédiaire de Workplace Consultancy ?
• Quels sont les objectifs de l'organisation ?
• Quels sont les aspects limitatifs à prendre en compte ?

Ces questions servent de base à une analyse concrète des besoins, qui définit notamment les exigences exactes en matière de conseil sur le lieu de travail :

• Quels domaines auront quelle fonction à l'avenir ?
• Que faut-il faire pour améliorer la mobilité et la flexibilité de l'organisation ?

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Le conseil en entreprise dans le contexte de la culture New Work

La culture New Work se caractérise par une relation changeante entre les personnes et le travail. Cette évolution est due à des facteurs tels que la numérisation croissante, l'économie mondiale et l'automatisation. Les progrès technologiques en particulier, mais aussi un changement dans les valeurs éthiques des employés, exigent des compétences numériques et des compétences non techniques. Du point de vue des employés, la formation continue devient un instrument essentiel pour relever de manière adéquate les défis à venir. La transformation du marché du travail en un marché d'employés (mot à la mode : guerre des talents) a conduit les employeurs à se concentrer de plus en plus sur l'image de marque de l'employeur, dont le conseil en matière de lieu de travail est un sous-domaine.

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Quels sont les avantages du conseil en entreprise ?

La consultance sur le lieu de travail est associée à de nombreux avantages. Souvent, des processus et des structures spatiales obsolètes sont à l'origine de problèmes stratégiques dans les activités quotidiennes. Les processus organisationnels actuels et futurs, les technologies utilisées et l'environnement de travail physique se fondent dans une stratégie du lieu de travail qui répond aux exigences individuelles du nouveau monde du travail. Les espaces sont considérés comme des ressources précieuses qui permettent un style de gestion moderne.

Workplace Consultancy offre les avantages suivants :

• Augmenter l'attractivité en tant qu'employeur
• libre choix du lieu de travail pour les employés
• un esprit d'équipe plus fort
• jusqu'à 30 % de réduction des coûts énergétiques
• jusqu'à 20 % d'espace au sol en moins
• réduction de la rotation du personnel
• moins de congés de maladie
• une communication plus réussie
• des interfaces de processus très pointues
• concepts spatiaux agiles
• l'accélération des processus de travail
• plus d'efficacité dans le travail
• une utilisation plus économique de l'espace

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À qui s'adresse la consultation sur le lieu de travail ?

Le conseil en espace de travail peut aider presque toutes les entreprises à optimiser leur flux de travail. Qu'il s'agisse d'une start-up, d'une entreprise individuelle, d'une PME ou d'une société internationale, le conseil en espace de travail personnalisé peut optimiser les flux de travail à tous les niveaux.

Workspace Consulting convient à :

• Obtenir des avantages à long terme grâce au partage de bureau et au bureau à domicile.
• Mettre en œuvre des processus numériques innovants.
• Faire des espaces de travail la meilleure version d'eux-mêmes.
• Offrir aux employés un environnement proactif et communicatif.

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Conseil sur le lieu de travail : Mise en œuvre de la culture New Work dans la pratique

Pour mettre en œuvre le conseil sur le lieu de travail dans la pratique, les consultants sur le lieu de travail utilisent une combinaison de différentes méthodes. Les formats appropriés dépendent des objectifs individuels et de l'analyse des besoins.

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Exemples de formats de consultation sur le lieu de travail

Voici quelques exemples de formats de consultation sur le lieu de travail :

• Enquêtes en ligne auprès des employés. Elles servent à déterminer les besoins généraux de tous les employés, par exemple en ce qui concerne le flux de travail personnel ou la mobilité. Quels sont les besoins en espace correspondant aux différentes unités organisationnelles ?
• Les entretiens. Ils permettent de déterminer les besoins spécifiques en matière d'espace de chaque employé ou service.
• Ateliers. Ces ateliers sont traditionnellement utilisés pour déterminer les besoins généraux et les principes de conception appropriés sur lesquels le futur concept de bureau sera basé ; par exemple, le partage de bureau.
• Ateliers ciblés. Il s'agit de créer des visions de projet qui peuvent être adaptées de manière flexible à des objectifs changeants. L'identification des champs d'action implique des objectifs concrets.

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Comment trouver un conseiller en entreprise compétent ?

Un consultant en milieu de travail compétent se caractérise par les qualités suivantes :

• compréhension approfondie des processus opérationnels
• une bonne analyse des méthodes de travail
• le plaisir de la qualité et des dessins et modèles de grande valeur
• approche engagée et curieuse des défis
• Talent pour les solutions peu orthodoxes et créatives

Étant donné que le titre de consultant n'est pas protégé, il convient de prêter attention aux qualifications formelles lors de la sélection. Les experts spécialisés dans la gestion du changement, les processus et l'adoption sont idéaux. Demandez à votre réseau professionnel s'il existe des expériences positives.

L'échange de bureaux comme élément central de la New Work

L'un des éléments centraux de la consultation sur le lieu de travail dans le contexte de New Work est le partage de bureau. Les environnements de travail flexibles répondent au besoin de postes de travail calmes pour un travail ciblé, d'espaces décontractés, d'espaces de réunion formels ou de lieux appropriés pour des groupes de réflexion créatifs. En raison de la généralisation de la culture du travail à distance, des bureaux à domicile et des horaires de travail flexibles, les postes de travail ne sont plus utilisés à plein temps. Dans ce cas, le desk sharing permet de partager l'espace de travail entre plusieurs employés afin d'optimiser l'utilisation des ressources spatiales et de réduire les coûts.

Les solutions d'espaces de travail hybrides comprennent la réservation flexible d'espaces de travail dans le cadre de projets. L'occupation a lieu exclusivement pendant les heures de travail effectives ; les espaces vacants sont évités. Les horaires ou les directives définies par l'entreprise pour l'utilisation de l'espace sont utiles à cet égard. Des serveurs internes ou des nuages garantissent que tous les employés ont accès aux données pertinentes partout et à tout moment.

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Pour quels secteurs d'activité le desk sharing est-il adapté ?

Le partage de bureau convient à presque tous les secteurs d'activité. Les pionniers les plus performants sont les entreprises de la Silicon Valley, telles que Facebook, qui utilisent ce concept innovant depuis un certain temps. Le desk sharing est aussi souvent utilisé dans les secteurs suivants :

• Service extérieur
• banque
• les compagnies d'assurance
• services de conseil
• Administration informatique
• Services de formation
• Gestion de projet

La sélection d'une salle par les employés peut se faire soit par réservation (appelée "hotelling"), soit par inspection visuelle. Dans ce dernier cas, il est recommandé d'utiliser le site interior design , où les parois en verre, par exemple, permettent une vue dégagée.

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Partage de bureau - équiper des postes de travail flexibles

L'aménagement de postes de travail flexibles à des fins de partage de bureau est associé à des exigences particulières. Des règles claires et des structures fixes sont essentielles pour garantir le bon déroulement de toutes les tâches. Ces règles définissent

• l'ordre des matériaux de travail
• le nettoyage du lieu de travail
• la manipulation des ustensiles de travail laissés sur place

Des lingettes et des sprays désinfectants placés sur le poste de travail permettent de le maintenir parfaitement hygiénique entre deux utilisations.

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Équipement de base pour le partage de bureau

Un équipement de base bien pensé est important pour offrir à tous les employés un environnement propice à la productivité. Il s'agit notamment de

• PC / ordinateur portable
• Possibilités de chargement / connexions suffisantes
• le matériel externe tel que l'écran, la souris et le clavier
• papeterie classique
• le caisson mobile comme espace de rangement personnel

Pour en savoir plus sur l'aménagement des bureaux et les concepts de bureau, consultez nos autres articles.

Conclusion

Un consultant en espace de travail aide les entreprises de tous types et de toutes tailles à optimiser leur espace en fonction de leurs objectifs individuels. L'analyse des moindres processus de travail et la création d'espaces de travail personnalisés permettent de réduire au minimum le nombre de postes vacants. En outre, un environnement de travail est créé qui met inconditionnellement l'accent sur la gestion humaine et la communication. Outre la réduction des coûts, il est possible de créer des espaces de travail flexibles qui combinent astucieusement les exigences de divers processus et les besoins de vos employés.

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